Manual de Usuario - Sistema MOB

Versión revisada: 15 de julio de 2026
Alcance: operación, consulta y administración de la aplicación de Distribución de Mano de Obra MOB.

MOB permite configurar la operación, programar órdenes de servicio (OS), registrar actividades de campo con evidencias, consultar tiempos y costos y administrar el acceso de los usuarios. Las opciones visibles dependen de los permisos asignados a cada cuenta.

1. Flujo general de trabajo

El orden recomendado para poner en marcha la aplicación es:

1. Crear los catálogos en Parámetros.
2. Revisar la configuración de costos en Variables Globales.
3. Registrar el personal en Recursos y, si aplica, los activos en Equipos.
4. Crear las OS en Programación.
5. Consultar la agenda en Calendario & Gantt o Mi Calendario.
6. Registrar el trabajo desde Reportar Actividad.
7. Verificar y complementar la ejecución en Ver Reportes.
8. Consultar resultados en los dashboards, Informes y Distribución MOB.

MOB no utiliza perfiles rígidos. Un usuario puede combinar permisos operativos, administrativos y financieros. Si una opción no aparece o responde con acceso denegado, el administrador debe revisar la matriz de permisos.

2. Acceso e interfaz

2.1 Iniciar y cerrar sesión

1. Abra la dirección entregada por el administrador.
2. Ingrese el usuario y la contraseña.
3. Seleccione Ingresar.
4. Para terminar, use Cerrar sesión en la parte inferior del menú lateral.

Las sesiones del servidor se reinician cuando se reinicia la API; en ese caso será necesario autenticarse nuevamente. Una contraseña nueva debe tener al menos ocho caracteres.

2.2 Navegación

• El menú lateral muestra únicamente los módulos autorizados.
• En escritorio, use el botón de hamburguesa del encabezado lateral para contraer el menú a una franja de iconos o expandirlo nuevamente. La aplicación recuerda esta preferencia; al pasar sobre un icono contraído se muestra el nombre del módulo.
• En una pantalla pequeña, abra y cierre el menú con el control de navegación superior.
• El selector de tema permite cambiar entre apariencia clara y oscura.
• Los avisos dentro de cada pantalla informan errores, confirmaciones y estados de sincronización.
• El nombre mostrado como Administrador en el menú indica que la cuenta tiene el permiso permisos; no es un perfil independiente.

3. Configuración inicial

3.1 Parámetros

Este módulo mantiene las combinaciones que se ofrecen al programar y reportar: tarea, cliente, centro de costos, subcentro y local o punto.

Para crear una relación:

1. Seleccione primero la Tarea: MANTENIMIENTOS, CORRECTIVOS, PROYECTOS o VISITAS.
2. Elija el par Cliente / Centro de Costos existente o cree un cliente con su número de centro.
3. Seleccione un subcentro existente, cree uno nuevo o reutilice uno para asociarlo a otra tarea.
4. Registre el local, tienda o punto correspondiente.
5. Guarde y confirme que la relación quede activa.

La aplicación impide combinaciones duplicadas o incompatibles. Un registro inactivo deja de ofrecerse en los formularios nuevos, pero continúa formando parte del histórico.

3.2 Variables Globales

Aquí se configuran los valores usados para clasificar horas y estimar costos:

• salario mínimo, horas por día y días por mes;
• auxilio de transporte y valor por pasaje;
• salud, pensión, ARL, caja de compensación, SENA e ICBF;
• cesantías, intereses, prima y días de vacaciones;
• recargo nocturno, extra diurna, extra nocturna y descanso obligatorio/festivo;
• hora de inicio de la franja nocturna.

Los registros nuevos guardan la tarifa dominical/festiva y la regla de vacaciones que les corresponde. Desde el 1 de julio de 2026 usan 90% y excluyen el auxilio de transporte de vacaciones; los reportes y programaciones que ya existían conservan su política anterior. Los demás cambios se aplican al recalcular informes, dashboards y Distribución MOB, incluso para periodos anteriores. Antes de modificar valores, descargue un respaldo y obtenga aprobación de nómina o contabilidad. Consulte el Manual de Normatividad Laboral.

3.3 Recursos

Use Recursos para registrar o actualizar a cada persona:

• cédula, nombre, ciudad y área;
• estado activo o inactivo y fecha de retiro;
• fecha de ingreso;
• salario y fecha desde la cual rige;
• auxilio de transporte personalizado, celular y préstamos;
• vinculación directa o por temporal y costo de administración.

Cada cambio salarial crea una vigencia. MOB usa el salario que corresponda a la fecha programada o reportada. Para un recurso marcado Por temporal, la administración se calcula automáticamente como 10% de Total 1; para un recurso directo se usa el valor fijo configurado.

Inactivar un recurso evita nuevas asignaciones sin borrar su información histórica.

3.4 Equipos

En Equipos se administra el inventario que puede asociarse a una actividad. Registre el código interno y los datos descriptivos solicitados. Los equipos inactivos dejan de ofrecerse para registros nuevos.

4. Programación de actividades

El módulo Programación requiere permiso de consulta ver_programa. Para crear o modificar información también se necesita agregar_programa.

4.1 Crear una OS

1. Seleccione Agregar Programación. El número de OS se genera automáticamente.
2. Defina la fecha base y el Tipo de Trabajo.
3. Para una actividad operativa, seleccione tarea, cliente, centro, subcentro y local.
4. Agregue uno o varios recursos. Cada línea puede tener su propia fecha y horario.
5. Revise las horas y el costo estimado.
6. Guarde la programación.

Los tipos Mantenimiento Correctivo, Mantenimiento Preventivo, Revisión, Visita, Proyecto y Garantía requieren la información operativa. Las novedades No distribuido, Incapacidad y Vacaciones no requieren cliente, centro, local o tarea, pero sí una observación que explique el motivo.

4.2 Validaciones

• La hora final debe producir una duración mayor que cero y menor que 24 horas.
• Una misma OS no puede repetir el mismo recurso.
• Un recurso no puede tener horarios superpuestos con otra programación, incluso si un turno cruza la medianoche.
• La suma diaria del recurso no puede superar 24 horas.
• Una fecha nueva no puede ser anterior al día actual.
• Los campos operativos o la observación administrativa deben estar completos, según el tipo de trabajo.

Estas validaciones evitan inconsistencias operativas; no sustituyen el control de la jornada máxima semanal ni de las autorizaciones de trabajo suplementario.

4.3 Consultar y administrar

• Use el filtro de periodo para ver un día, semana, mes, un rango inclusivo entre dos fechas o todos los registros.
• Use la búsqueda general y los filtros de columna para reducir la lista.
• Exportar vista genera un Excel con el resultado filtrado; Exportar todo incluye todas las programaciones cargadas.
• Seleccione el estado para alternar una línea entre Abierto y Cerrado. Un cierre manual sin reporte exige documentar el motivo y registra fecha y usuario responsable.
• Editar modifica únicamente una línea Abierta de la OS. Una línea cerrada debe reabrirse antes; si tiene un reporte activo, use Corregir OS o anule primero el reporte. Las programaciones anuladas se conservan como histórico y no se editan.
• Duplicar copia una OS completa y asigna un número nuevo.
• Copiar Rango replica programaciones de un intervalo conservando la separación entre fechas.
• Anular exige una razón y anula la OS correspondiente; los registros anulados no participan en los totales activos.

Cuando un técnico reporta una línea programada, esa línea pasa a Cerrado. Si el reporte se anula posteriormente, la línea asociada vuelve a Abierto.

4.4 Calendarios

• Calendario & Gantt permite alternar la vista mensual y la vista cronológica de las programaciones.
• Mi Calendario muestra al técnico, mes a mes, sus órdenes de servicio abiertas y cerradas junto con los reportes completados o parciales. Las OS abiertas del día ofrecen acceso directo para reportar. En un reporte marcado Parcial · en curso, use Continuar reporte para recuperar la jornada, registrar la foto de salida y completar el cierre. Las fotografías se recuperan únicamente del dispositivo donde se tomaron; si la foto de ingreso no está disponible, la aplicación solicitará reiniciar el registro de asistencia.

5. Reportar una actividad

Para usar cámara, geolocalización, instalación PWA y almacenamiento confiable, abra la aplicación mediante HTTPS en producción. Autorice la cámara y, cuando sea posible, la ubicación.

5.1 Preparar el reporte

1. Abra Reportar Actividad.
2. Revise los indicadores de cámara, GPS, conexión, sincronización y almacenamiento.
3. Seleccione una OS abierta. Primero aparecen las del día actual y luego las pendientes de fechas anteriores. Los datos de esa línea se completan automáticamente.
4. Si no existe una OS, deje Sin OS / Actividad manual y complete los campos disponibles.
5. Verifique tipo de trabajo, fecha, cliente, centro, local, subcentro, tarea, equipo y observaciones antes de registrar el ingreso.

En un reporte manual pueden indicarse de cero a cuatro traslados. El costo usa el valor por pasaje configurado. Una OS seleccionada no muestra este campo.

Los tipos administrativos no solicitan los datos de cliente o tarea, pero exigen una observación. En los tipos operativos, la tarea de catálogo usada internamente corresponde a:

5.2 Registrar ingreso y salida

1. Pulse Tomar Foto de Ingreso. El botón solo se habilita cuando están completos los datos obligatorios del trabajo; para una novedad administrativa debe estar escrita la observación.
2. En la cámara, capture y confirme la imagen. La aplicación registra la hora del dispositivo e intenta obtener la ubicación.
3. Durante la jornada, el formulario queda bloqueado para proteger la información de ingreso.
4. Al terminar, pulse Tomar Foto de Salida, capture y confirme la imagen.
5. Revise la duración calculada, las observaciones y las evidencias.
6. Seleccione Guardar Reporte o Enviar reporte.

No se digitan manualmente las horas de ingreso y salida. Ambas se fijan al confirmar sus fotografías. Si debe empezar de nuevo, use Reiniciar; esto elimina las horas y fotos de asistencia del borrador actual.

Los reportes parciales creados antes de esta validación pueden mostrar Reporte abierto con datos pendientes. En ese caso, complete cliente, centro, subcentro, local y tarea en los campos habilitados. Al quedar válidos, la información se guarda y vuelve a bloquearse; entonces puede registrar la salida.

5.3 Evidencias

• La foto de ingreso y la foto de salida son obligatorias en un reporte nuevo.
• Se permite un máximo de tres imágenes en total: las dos obligatorias y una adicional opcional.
• La imagen adicional puede tomarse con la cámara o elegirse desde la galería.
• Se aceptan JPEG, PNG y WebP de hasta 5 MB por archivo antes del procesamiento local.
• Las capturas de cámara incluyen un sello visual con fecha, hora y ubicación disponible.
• La falta de GPS no impide guardar; el reporte conserva la indicación de que la ubicación no estuvo disponible.
• Una foto está protegida localmente cuando su miniatura muestra Guardada. Si aparece un error, repita la captura antes de continuar.

Un reporte manual solo puede usar el día actual o el día anterior. El día anterior se admite para cerrar un turno nocturno o un registro que quedó pendiente sin conexión. Una OS que continúe abierta puede recuperar su fecha original aunque sea anterior: restaure y envíe únicamente las fotos originales de esa jornada. Si esas evidencias ya no existen, solicite al administrador un cierre manual documentado.

MOB rechaza reportes duplicados o solapados para el mismo recurso. Una duración debe ser mayor que cero y menor que 24 horas.

5.4 Borradores, PWA y trabajo sin conexión

Desde esta pantalla puede aparecer Instalar aplicación si el navegador admite la instalación. El botón no se muestra cuando MOB ya está instalada o cuando el navegador no ofrece esa función.

El módulo guarda en el navegador:

• el borrador actual y sus fotografías;
• los catálogos y las OS consultados previamente;
• los reportes finalizados que aún no se han enviado.

Use Guardar Borrador para forzar una copia. El autoguardado también protege los cambios y permite Restaurar o Descartar un borrador detectado.

Si no hay conexión, un reporte completo queda en cola. Cuando vuelve la red, MOB intenta enviarlo automáticamente sin duplicarlo:

• Pendiente: espera conexión o un nuevo intento.
• Sincronizando: se está enviando.
• Al día / Sin pendientes: la cola terminó correctamente.
• Por revisar: el servidor rechazó el contenido y se necesita abrirlo, corregirlo y enviarlo de nuevo.

El modo offline requiere haber iniciado sesión y cargado previamente los catálogos y las OS en ese navegador. No cierre la sesión, no use navegación privada y no borre los datos del sitio mientras existan borradores o elementos en cola. El resto de los módulos y las evidencias ya almacenadas en el servidor requieren conexión.

5.5 Corregir o complementar un reporte

En Mis Reportes Recientes, el técnico puede abrir un registro únicamente cuando un responsable haya activado Habilitar edición desde Ver Reportes.

La edición no reemplaza la información original: los campos y observaciones iniciales permanecen de solo lectura y el técnico puede agregar Observaciones Adicionales o seguimiento.

6. Ver Reportes

Este módulo permite supervisar el histórico ejecutado:

• filtre por día, semana, mes, rango inclusivo de fechas, histórico, búsqueda general o columnas;
• abra las evidencias protegidas por autenticación;
• exporte a Excel el conjunto filtrado;
• use Adición para registrar seguimiento sin alterar la observación original;
• active o desactive la edición para el técnico si tiene editar_reportes, agregar_programa o permisos;
• use Corregir OS para reemplazar una asociación equivocada por una programación abierta y documente el motivo;
• anule un reporte indicando la razón si tiene permisos de gestión.

Corregir OS toma la fecha, OS, cliente, centros de costo, local, tarea, equipo y recurso directamente de la programación seleccionada. Conserva el horario realmente reportado, las evidencias y las observaciones. La programación anterior se reabre cuando queda sin otro reporte activo y la nueva se cierra en la misma transacción.

Los reportes anulados continúan visibles y trazables, pero se excluyen de los cálculos activos. Al anular un reporte vinculado, la línea de OS vuelve a quedar abierta cuando no conserva otro reporte activo.

7. Dashboards, informes y distribución

7.1 Dashboard

La página inicial resume la operación disponible para la cuenta. Los usuarios con permisos administrativos ven indicadores adicionales; el contenido puede variar según sus accesos.

7.2 Dashboard Ejecutivo

Presenta indicadores agregados por periodo para seguimiento gerencial. Requiere dashboard_ejecutivo o la compatibilidad de acceso mediante informes.

7.3 Informes

Permite analizar tiempos y costos del periodo y agrupar los resultados por:

• cliente o recurso;
• centro y subcentro;
• recurso, centro y subcentro.

La pantalla permite exportar la información a Excel. Los valores son costos gerenciales calculados con la política guardada en cada registro y los demás parámetros globales vigentes; no son una liquidación de nómina.

7.4 Distribución MOB

Seleccione mes y año para consolidar por recurso los costos derivados de reportes. Los campos de administración, celular y préstamos pueden actualizarse desde la tabla y el resultado puede exportarse a Excel.

Total 1 reúne salario proporcional, recargos, auxilio, aportes y provisiones. Gran Total agrega administración, celular, préstamos y traslados. Consulte las fórmulas y limitaciones en el manual normativo.

8. Administración

8.1 Usuarios y permisos

En Usuarios se crean credenciales vinculadas a recursos y se asignan permisos. Permisos ofrece una matriz rápida para activar o retirar módulos a usuarios existentes.

Permisos principales:

Por compatibilidad, asigne parametros para guardar Variables Globales, ver_programa para Calendario & Gantt y permisos para administrar Usuarios, aunque la matriz también muestre las claves visuales configuracion, calendario_gantt y usuarios.

8.2 Registro de accesos

Registro Accesos muestra los inicios de sesión registrados y sirve como apoyo de auditoría. Requiere registro_accesos.

8.3 Copias de seguridad

Una cuenta con permisos puede seleccionar el icono de base de datos junto a Cerrar sesión para descargar data.json.

El servidor también genera respaldos automáticos y conserva, como máximo, 14 días o 30 archivos. Estos respaldos incluyen los datos JSON, pero no incluyen las fotografías. El responsable de infraestructura debe copiar por separado server/uploads/ y comprobar periódicamente la restauración en un entorno seguro.

La restauración existe como función técnica de la API y no como pantalla de usuario. No intente sustituir archivos directamente mientras la aplicación esté recibiendo escrituras.

9. Solución de problemas

10. Lista de control operativa

Antes de una jornada:

1. Confirme que el usuario puede iniciar sesión.
2. Abra Reportar Actividad con conexión y cargue las OS.
3. Verifique cámara, espacio local, fecha y hora del dispositivo.
4. Autorice GPS cuando sea posible.

Antes de cerrar el día:

1. Confirme que cada actividad tenga ingreso, salida y estado Guardada en sus fotos.
2. Revise que la sincronización indique Al día o Sin pendientes.
3. Atienda todos los elementos Por revisar.
4. Verifique en Ver Reportes que la ejecución haya llegado al servidor.

Para información técnica de instalación, persistencia y despliegue, consulte el README del proyecto.